Online vergaderen: zo doe je dat!

Dat tijden nu zijn veranderd is ondertussen heel duidelijk. Dit betekent ook dat vergaderen zoals we het kennen even niet kan. Daarom stappen we massaal over van fysieke vergaderingen naar online vergaderingen. Maar hoe werkt dat nou eigenlijk? Waar moet je op letten als je op afstand met elkaar vergadert?

Ook wij van Repay HRM hebben hier onze weg in moeten vinden. We delen onze bevindingen graag met jullie aan de hand van het volgende stappenplan.

Stap 1 de juiste software

Belangrijk is dat je de software kiest die bij jullie stijl van vergaderen past, zie onze vorige blog voor een overzicht met handige vergadertools. Zorg dat alle aanwezigen van het gesprek op het moment van vergaderen de app al hebben geïnstalleerd en eventueel een account hebben aangemaakt.

Stap 2 bewust van de omgeving

Naast de juiste software is het ook belangrijk dat de betrokkenen op een goede plek zitten. Allereest dat ze zich comfortabel voelen, maar ook dat er zo min mogelijk ruis optreedt. Zorg voor voldoende licht en een stabiele camera. Goed hoorbaar zijn hoort hier ook bij, wij raden aan om iedereen oortjes te laten dragen, dit draagt bij aan de focus en beperkt de omgevingsgeluiden.

Stap 3 kies een gespreksleider

Wijs een van de deelnemers op voorhand aan als gespreksleider. Deze zal onder andere de agenda van de meeting bijhouden, zorgen dat er één voor één wordt gepraat en dat de discussies relevant blijven. Doe je dit niet, dan ontstaat de mogelijkheid tot een verwarrend gesprek, en dat is nou net niet de bedoeling. Zijn het wekelijkse vergaderingen? Wijs dan iedere week een andere deelnemer aan om het gesprek te leiden. Op die manier leert iedereen om vergaderingen te leiden en zal iedereen ook begrip hebben voor de persoon die de vergadering leidt. Het kan namelijk best lastig zijn om orde te houden.

Stap 4 een duidelijke doel van het gesprek

Om de vergadering zo efficiënt mogelijk te laten verlopen is het goed om vooraf een duidelijk doel van het gesprek te hebben. Waar gaan jullie het over hebben en wat is het gewenste resultaat? Dit ondersteunt ook de gespreksleider weer. Zorg ook hier dat alle deelnemers op voorhand goed op de hoogte zijn van het doel en zich hier op kunnen voorbereiden.

Stap 5 las korte pauzes in

Hebben jullie een vergadering die veel tijd in beslag zal nemen? Las dan op tijd korte pauzes in. De concentratie kan tijdens een videocall snel afnemen of de discussies worden irrelevant. Door korte pauzes in te lassen zorg je dat de tijd efficiënt benut wordt. Het is natuurlijk fijn om elkaar ook ‘gewoon’ te spreken, zoals je op kantoor doet. Plan deze videogesprekken af en toe eens in tijdens de lunch. Zo kan je elkaar toch ook spreken over de alledaagse dingen, en houd je tijdens een meeting de focus op wat belangrijk is.

Stap 6 plezier

De laatste stap, maar eigenlijk een overkoepelende én hele belangrijke: plezier. Heb plezier in deze, voor sommige, nieuwe manier van vergaderen. Zo leer je elkaar, door het kijkje in elkaars home-office, toch weer beter kennen. En je hoeft de vrijdagmiddag borrel echt niet te missen, ook dit kan ook gewoon tijdens een videocall. Pak allemaal wat lekkers te drinken en klets bij over de week.