Verzuimdossier: De basis voor correcte verzuimbegeleiding
Het verzuimdossier lijkt misschien een administratieve formaliteit, maar het is een cruciaal document in het verzuimproces. Het bepaalt of je voldoet aan de Wet verbetering poortwachter en of je sancties van het UWV voorkomt. Hoe stel je een verzuimdossier correct op? En wat mag er wel en niet in staan volgens de AVG? Repay HRM legt het uit.
Samenvatting
- Verzuimdossier = verplicht bij langdurig verzuim.
- Bevat gespreksverslagen, plan van aanpak en evaluaties.
- Medische informatie mag niet worden vastgelegd (AVG).
- Onvolledig dossier = risico op loonsanctie van 1 jaar.
- Digitalisering voorkomt fouten en versnelt processen.
Wat is een verzuimdossier en waarom is het belangrijk?
Een verzuimdossier is het document waarin alle relevante informatie over het ziekteverzuim van een werknemer wordt vastgelegd. Het bevat:
- Gespreksverslagen van verzuimgesprekken.
- Het plan van aanpak en evaluaties.
- Re-integratieactiviteiten en afspraken.
Belangrijk: Medische informatie mag niet in het dossier worden opgenomen. Alleen functionele gegevens, zoals wat een werknemer nog kan doen, zijn toegestaan. Dit is een strikte eis vanuit de AVG.
Trends en actuele ontwikkelingen
Het belang van een goed verzuimdossier neemt toe:
- Digitalisering: Steeds meer organisaties gebruiken verzuimsoftware om dossiers digitaal te beheren.
- Privacy-focus: De Autoriteit Persoonsgegevens handhaaft strenger op naleving van de AVG.
- Complexiteit: Door stijging van langdurig verzuim worden dossiers omvangrijker en belangrijker voor het UWV bij WIA-aanvragen.
- UWV-controle: De kwaliteit van het verzuimdossier bepaalt of een werkgever een loonsanctie krijgt.
Wet- en regelgeving rondom een verzuimdossier
Volgens de Wet verbetering poortwachter moet je:
- Alle stappen in het re-integratieproces vastleggen.
- Het plan van aanpak en evaluaties opnemen in het dossier.
- Privacyregels naleven: geen medische details, alleen functionele informatie.
Niet naleven? Dan riskeer je:
- Loonsanctie: maximaal één jaar extra loondoorbetaling.
- Privacyboetes: tot €20.000 bij overtreding van de AVG.
Hoe stel je een goed verzuimdossier op?
Een correct dossier is compleet, actueel en compliant:
- Gebruik standaard formats: voorkomt fouten en versnelt het proces.
- Werk digitaal: verzuimsoftware bewaakt deadlines en privacy.
- Documenteer alles: gespreksverslagen, evaluaties, re-integratieactiviteiten.
- Controleer regelmatig: incomplete dossiers leiden tot sancties.
Praktijkvoorbeeld: Een organisatie die overstapte op digitale dossierbeheer zag een daling van fouten en voorkwam een loonsanctie bij UWV-controle.
Veelgestelde vragen
Wat moet er in een verzuimdossier staan?
Gespreksverslagen, plan van aanpak, evaluaties en re-integratieactiviteiten.
Mag ik medische informatie opnemen in een plan van aanpak?
Nee, volgens de AVG mag je alleen functionele informatie vastleggen in een plan van aanpak verzuim.
Wat gebeurt er als mijn dossier onvolledig is?
Je riskeert een loonsanctie van maximaal één jaar.
Hoe voorkom ik fouten in het verzuimdossier?
Gebruik digitale tools en standaard formats en controleer regelmatig.
Niet gevonden wat je zocht?
